Первая автоматизация за 15 минут: упражнение для собственника на последнюю неделю года

Шаг 1. Выпишите пять задач

Возьмите лист или таблицу и запишите пять задач, где сотрудники копируют, переносят, сверяют или собирают отчёты. Не думайте о технологиях, пишите то, что делают руками. Например: перенос заявок с сайта в CRM, сверка оплат с выпиской или ежедневный отчёт руководителю.

Спросите у двух-трёх сотрудников, что у них отнимает больше всего времени, и добавьте их пункты. Часто собственник не знает о рутине, которую команда считает нормой.

У каждой задачи должен быть исполнитель. Если никто не назван, задача, скорее всего, делается между делами, и её почти не видно.

Шаг 2. Посчитайте часы в месяц

Формула простая: раз в неделю умножить на минуты за раз, умножить на 4,3 и разделить на 60. Ежедневная задача в рабочие дни считается как пять раз в неделю. Так получаются часы в месяц вместо ощущения «несколько раз в день».

Пример: перенос заявок с сайта делает менеджер пять раз в неделю по пять минут. Это около двух часов в месяц. Звучит немного, но при росте заявок время растёт пропорционально. Поэтому считайте по фактическому объёму.

Заполните таблицу с колонками: задача, кто делает, раз в неделю, минут за раз, часов в месяц и правила понятны. Последняя колонка решает многое.

Шаг 3. Проверьте правило

Отметьте задачи, где правило можно описать фразой «если пришло X, делаем Y». Заявка с сайта, оплата в выписке и отчёт по расписанию подходят. Задача, где каждый раз решают по ситуации, в очередь на первый проект не попадает.

Шаг 4. Возьмите лидера и опишите его нейросети

Задача с самым большим числом часов и понятными правилами становится первым кандидатом. Опишите её нейросети шаг за шагом: как процесс идёт сейчас и что нужно узнать. Подойдёт такой запрос, его можно вставить в попробовать в SYNTX вместе с ChatGPT, Claude или Gemini: «Вот процесс в моей компании, шаг за шагом: [как делают сейчас]. Какие шаги можно автоматизировать и чем: CRM, таблицы, Telegram, ИИ? Где обязательно нужно решение человека? Оцени, сколько часов в месяц освободится, и что может сломаться.»

В запрос не вставляйте имена, телефоны и другие данные клиентов. Описывайте процесс, без оценки людей.

Шаг 5. Выберите трёх кандидатов на январь

Из списка выберите три задачи: одну с самым большим числом часов, одну с понятным правилом и одну с самой дорогой ошибкой. Если одна задача попадает во все три категории, она первая. Если нет, берите ту, где правило понятнее.

Для каждой запишите вход, шаги, результат и владельца процесса. Этот лист станет техническим заданием для любого подрядчика и поможет не переделывать работу.

Окупаемость считается по формуле гайда: экономия в месяц равна часам, умноженным на стоимость часа сотрудника с налогами, плюс потери от ошибок. Так видно, стоит ли процесс того, чтобы автоматизировать его в январе.

Что делать с результатом в январе

Список из трёх кандидатов не должен лежать в столе. В первую неделю января соберите собственника, руководителя отдела и исполнителя задачи и выберите одного кандидата. Решение запишите одной фразой: какой процесс, кто владелец, какой срок и что считаем результатом.

Далее проверьте данные и правила ещё раз, теперь вместе с исполнителем. Часто выясняется, что правило знает только один человек, и тогда первым шагом становится описание правила, программа идёт после.

Через месяц сравните фактические часы с замером. Если экономия меньше ожидаемой, посмотрите, куда ушло время: осталась ручная проверка, появились новые исключения или люди продолжают работать по старому пути. Такая проверка занимает полчаса и показывает, стоит ли браться за следующего кандидата.

Что делать с задачами вне списка

Отдельно обсудите задачи, которые не попали в список. Они не пропадают: их можно отложить до следующего квартала или поручить сотруднику в нагрузку. Важно, чтобы решение было явным, и задача получала ответ. Записывайте и причину отказа, чтобы через полгода не возвращаться к тем же вопросам.

Список стоит обновлять раз в квартал. Тогда он остаётся рабочим инструментом, и для собственника это простая привычка, которая экономит время на споры о приоритетах.

Когда хватит своих сил, когда звать подрядчика

Если первая задача простая, например перенос заявки из формы в таблицу, её можно собрать самому в готовом сервисе по инструкции. Так вы проверите идею на практике за неделю и увидите, сколько часов реально освободилось.

Звать подрядчика стоит, когда процесс связан с деньгами, несколькими системами или нуждается в ИИ, который читает документы. Один процесс делаем от 80 000 ₽, от 1 недели, точную цену и состав фиксируем в договоре. Услуга автоматизации описана на странице автоматизации.

В бесплатном гайде «Автоматизация бизнеса с ИИ» в нашем боте есть таблица на пять задач, формула окупаемости и чек-лист перед стартом.