Бюджет на автоматизацию на 2027: какие процессы брать первыми и как посчитать окупаемость

Три уровня и что они стоят

Автоматизация делится на три уровня, и бюджет под каждый свой.

- Связка систем и правила: данные сами идут из системы в систему. Один процесс от 80 000 ₽, от 1 недели, пакет LITE. - ИИ внутри процесса: ИИ читает и готовит черновик, человек подтверждает. Пакет BASE от 150 000 ₽ на три процесса с ИИ-ботом и CRM, 2–3 недели. - ИИ-агент: агент ведёт процесс сам, спорное отдаёт человеку. от 150 000 ₽ за процесс, от 3 недель.

FULL от 300 000 ₽ это автоматизация целого отдела под ключ, например продаж или поддержки. В цене аудит, карта автоматизации, разработка, интеграции и обучение. Сопровождение после запуска входит в пакет: один месяц в BASE и три месяца в FULL.

ИИ нужен не везде. Часто хватает связать две системы и настроить правила, и это самая экономная часть бюджета.

Какие процессы брать первыми

Выбирайте процессы по пяти вопросам: повторяется ли он часто, есть ли правило, лежат ли данные в цифре, стоит ли ошибка денег, занимает ли он часы в месяц. Чем больше ответов «да», тем выше процесс в очереди.

Заявки с сайта в CRM, напоминания клиентам и ежедневный отчёт обычно берут первыми: правила понятны, а эффект виден за месяц. Обработка документов и счетов, мониторинг цен и связка с 1С идут вторыми, с ИИ-агентом и большим бюджетом. Уведомления в чат команды и шаблоны писем делаются попутно, в нагрузку к главному процессу.

В «Везучей Трёшке» выплаты водителям раньше шли двое суток, а после автоматизации деньги приходят за 5 минут. Это пример процесса с понятным правилом и заметным эффектом, с такого и стоит начинать. Редкие задачи без правила пока не трогайте: они долго настраиваются ради пары часов в месяц.

Как посчитать окупаемость

Формула из гайда одна: экономия в месяц равна часам в месяц, умноженным на стоимость часа сотрудника с налогами, плюс потери от ошибок. Потери считаются отдельно: потерянная заявка, возврат, штраф или неверная сумма.

Возьмём условный пример, это не кейс, подставьте свои цифры. Сотрудники тратят на перенос заявок и отчёты 94,5 часа в месяц, час стоит 600 ₽, а две потерянные заявки по 15 тыс. ₽ маржи дают ещё 30 тыс. ₽. Экономия выходит около 87 тыс. ₽ в месяц, поэтому процесс за 80 тыс. ₽ окупается примерно за месяц.

Считайте осторожно: часы берите из замеров. Больше 20 часов в месяц уже равно части зарплаты сотрудника, с этого порога процесс стоит рассматривать всерьёз.

Распределение бюджета по кварталам

Бюджет на год удобнее делить по кварталам, отдельными частями. В первом квартале идут аудит и первый процесс, во втором второй процесс и первые цифры, в третьем связка с учётом или ИИ-агент. В четвёртом остаются поддержка и расширение по итогам.

Так руководитель видит результат каждые три месяца и решает следующий шаг по данным. Если первый процесс не дал ожидаемого эффекта, второй не запускаем, пока не разберёмся с причиной.

Что заложить в бюджет кроме разработки

В бюджет входят не только работы. Доступы и серверы оформляем на вашу компанию, поэтому их стоимость и владельца учитываем заранее. Модели ИИ тоже платные: токены, хранение и сервер считаются отдельной строкой.

Поддержку после запуска планируйте отдельно, иначе первый сбой случится в отпуск сотрудника. Обучение команды и инструкции тоже входят в бюджет, их нужно закладывать заранее. Если процесс связан с персональными данными, закладывайте время юриста на согласования.

Как защитить бюджет от лишних работ

Самая частая причина перерасхода: задача росла по ходу работ. К процессу добавляли поля, отчёты и исключения, которых не было в описании. Чтобы этого избежать, фиксируйте состав работ в договоре и отдельно обсуждайте каждое добавление с ценой и сроком.

Просите подрядчика показывать, что входит в работы, а что нет. Например, интеграция с новой системой, новый канал уведомлений или перенос исторических данных могут считаться отдельными работами. Лучше знать об этом до подписания, чем после первого акта.

Ведите простой журнал изменений: что добавили, сколько это стоит и кто согласовал. Через квартал журнал покажет, куда уходят деньги, и поможет решить, какие доработки оправданы, а какие можно отложить.

Когда хватит своего бюджета, когда звать подрядчика

Если процесс один и правило понятно, бюджет можно уложить в подписку на сервис и часы сотрудника на настройку. Тогда цифры окупаемости считаются за неделю, и отдельный подрядчик не нужен.

Звать подрядчика стоит, когда процессов три и больше, нужна связка с CRM и 1С, а ИИ должен работать внутри процесса. Начните с аудита: план и цену по задаче присылаем за 24 часа, а в договоре фиксируем состав, срок и порядок оплаты. Пакеты и цены описаны на странице автоматизации.

Чек-лист перед стартом и таблица для бюджета собраны в бесплатном гайде «Автоматизация бизнеса с ИИ» в нашем боте.