Когда автоматизация за 80 000 ₽ не окупится. Процесс раз в месяц, три человека, одна таблица
Если процесс случается раз в месяц, в нём участвуют три человека и он живёт в одной таблице, автоматизация за 80 000 ₽ не окупится — и мы говорим это на брифе первыми, потому что до старта замеряем время процесса. Считается это на салфетке: минуты на один прогон × ставка часа × число прогонов в месяц — получаете, сколько процесс стоит сейчас, и делите на это цену автоматизации. Ниже — формула, три примера с разным ответом и признаки, по которым понятно, что пора.
Формула на салфетке: минуты × ставка × частота
Возьмите один прогон процесса — например, сборку месячного отчёта — и замерьте, сколько минут он занимает у каждого участника. Сложите минуты, переведите в часы и умножьте на ставку часа: зарплата с налогами, делённая примерно на 160 рабочих часов. Ставку подставляете свою, я специально не называю «среднюю». Умножьте на число прогонов в месяц — получилась цена процесса в месяц.
Дальше делите 80 000 ₽ на эту цифру — это срок окупаемости в месяцах
К нему добавьте сопровождение: у любой автоматизации раз в квартал что-то меняется — структура таблицы, доступ, формат выгрузки, — и кто-то тратит на это пару часов. Если срок окупаемости больше года, автоматизация не оправдана: за год процесс, скорее всего, изменится сам.
Вторая строка расчёта — цена ошибки
Сколько стоит переделанный отчёт или решение, принятое по неверной цифре. Её сложно измерить, поэтому в первый расчёт я её не включаю, а держу как аргумент «за», когда время даёт спорный ответ.
Три примера: нет, спорно, да
Отчёт учредителям раз в месяц
Три человека по два часа — шесть часов в месяц. При ставке 1 000 ₽ в час это 6 000 ₽ в месяц; 80 000 ₽ окупятся за 13 месяцев, и за это время форму отчёта поменяют дважды. Ответ: нет, сводная таблица с формулами решит задачу за вечер.
Ежедневная сводка по продажам для руководителя
Один менеджер по 40 минут каждое рабочее утро — около 15 часов в месяц, при той же ставке примерно 15 000 ₽. Окупаемость пять-шесть месяцев. Ответ: спорно. «Да», если сводку ждут для решений и ошибки в ней уже стоили денег; «нет», если её открывают раз в неделю.
Сбор данных из внешних источников каждые полчаса
Здесь формула не нужна: руками это не делается вообще. Парсер-агрегатор ТехМаркета собирает 5 630+ лотов спецтехники и обновляет их каждые 30 минут — вопрос был не в окупаемости, а в том, что без автоматизации продукта не существует. Пример с нашей страницы услуги того же рода: три сотрудника по два часа рутины 22 рабочих дня — 132 часа, при 1 000 ₽ в час это 132 000 ₽ в месяц, и 80 000 ₽ возвращаются в первый же месяц.
Три признака, что рано
Пороги «раз в месяц, три человека, одна таблица» — иллюстрация, а не норма; подставьте свои цифры. Но за каждым стоит причина.
Раз в месяц — потому что при редком прогоне даже долгий ручной процесс стоит немного, а любая автоматизация требует поддержки независимо от того, как часто ею пользуются.
Три человека — потому что там, где несколько людей по ходу принимают решения («эту строку выкинем», «это спросим у бухгалтера»), автоматизировать приходится не действия, а согласования. Это дороже одного процесса за 80 000 ₽ и обычно означает, что сначала нужно договориться о правилах, а не писать код.
Одна таблица — потому что если всё уже лежит в одной таблице, вам нужны формулы, сводная и, может быть, два часа с человеком, который их умеет. Это не автоматизация в нашем смысле, и на брифе мы это скажем первыми.
Четвёртый признак — процесс меняется каждый месяц. Автоматизировать можно то, что устоялось.
Когда пора: заявок в день, людей в цепочке, ошибок в месяц
Обратная схема — признаки, при которых считать уже почти не нужно.
Что-то делается каждый день или чаще
Сводка, выгрузка, перенос заявок из почты в CRM. Данные копируются руками из одной системы в другую — самая дорогая и самая ошибочная работа в компании. Ошибку в отчёте заметил клиент, банк или налоговая, а не вы. Человек, который «знал, как собирать», ушёл, и процесс встал. Руководитель ждёт цифру больше дня, потому что её собирают из трёх мест.
Если из пяти пунктов совпали два, процесс стоит замерить по формуле выше
Как выглядит отчёт, который сам приходит руководителю в мессенджер утром, мы описали в статье про автоматизацию отчётности — там же, какие данные для него нужны. А как заявки попадают в CRM без менеджера — в статье про автоматизацию бизнеса с ИИ.
Что сделать самому до того, как звать нас
Если после этого процесс всё ещё съедает больше десяти часов в месяц или требует ручного переноса данных между системами — приходите с таблицей замеров. Это сократит бриф вдвое.
Запишите процесс по шагам
Кто, что, откуда берёт, куда кладёт. Часто на этом этапе выясняется, что два шага из семи никому не нужны. Неделю замеряйте время таймером, а не по памяти: по памяти люди занижают рутину вдвое. Соберите данные в одну таблицу с формулами; настройте стандартные отчёты в CRM, банке и учётной системе — половина «автоматизации отчётов» уже встроена туда, просто никто не включил.
Есть и другой вариант
бесплатная диагностика — присылаете описание процесса, мы говорим, есть ли смысл его автоматизировать и за сколько. Иногда ответ — «нет, сделайте сводную», и это тоже результат.
Как мы считаем на брифе и что входит в LITE за 80 000 ₽
До старта замеряем, сколько времени процесс занимает сейчас, и фиксируем, на сколько он должен сократиться. Если после запуска сокращение меньше согласованного — доводим без доплаты. Это гарантия со страницы автоматизации, и она же — причина, по которой мы говорим «не окупится» первыми: с процессом раз в месяц через месяц нам нечего будет показать.
LITE за 80 000 ₽ — один процесс за неделю: сама автоматизация, при необходимости бот в Telegram или WhatsApp, базовая интеграция с CRM и инструкция для команды. BASE за 150 000 ₽ — три связанных процесса за две-три недели с месяцем поддержки. FULL за 300 000 ₽ — отдел целиком, срок по проекту.
Если же процесс сначала нужно перепридумать — интервью с сотрудниками, карта того, как заявка идёт по компании, новые правила, — это большой проект от 600 000 ₽ с исследованием, и туда автоматизация входит как один из результатов, а не как цель.
Частые вопросы
Что спрашивают до заказа — с ответами, которые мы даём на брифе.
Сколько стоит автоматизация отчётов?
Один процесс — 80 000 ₽ за неделю, пакет LITE. Три процесса — 150 000 ₽, отдел целиком — 300 000 ₽. До старта замеряем время процесса и сравниваем после запуска; если сокращение меньше согласованного — доводим без доплаты.
Как посчитать окупаемость автоматизации?
Минуты одного прогона × ставка часа участников × число прогонов в месяц — это цена процесса сейчас. Делите стоимость автоматизации на неё и получаете срок окупаемости в месяцах. Добавьте пару часов сопровождения в квартал. Больше года — рано.
Когда автоматизация не нужна?
Когда процесс редкий, живёт в одной таблице и меняется каждый месяц. Сводная таблица с формулами, стандартные отчёты CRM и банка и порядок в шагах решают задачу без разработки. Автоматизация нужна для того, что повторяется каждый день и переносится руками между системами.
Какие отчёты автоматизируют чаще всего?
Ежедневную сводку продаж руководителю, отчёты из нескольких систем в один документ, перенос заявок из почты и мессенджеров в CRM, напоминания и рассылки по расписанию. Общее у них — ежедневная частота и ручное копирование данных.
Как это выглядит на практике
Похожая задача? План и расчёт за 24 часа
Расскажите, что нужно сделать. Подскажем, хватит ли пакета с фиксированной ценой или это проект от 600 000 ₽, и вернёмся с планом.