Автоматизация одного процесса за 80 000 ₽. Какой процесс берём первым и зачем секундомер
Первое, что мы делаем в пакете автоматизации за 80 000 ₽ — берём секундомер и замеряем, сколько минут процесс занимает сейчас. Первым берём не самый раздражающий процесс, а тот, что повторяется каждый день, имеет понятный вход и выход и описывается на одной странице. После запуска замер повторяем: если сокращение меньше согласованного, доводим без доплаты. Ниже — как выбрать процесс, как замерить его самому за день и что входит в пакет LITE.
Почему сначала секундомер, а не техническое задание
Запрос «автоматизация бизнес-процессов» вводят в Яндексе 3 772 раза в месяц, и почти на каждой первой встрече звучит одно и то же: «рутина везде, не знаю, с чего начать». Начинать с перечисления всех процессов — тупик: список получается на два листа, и ни один пункт не хочется брать первым.
Поэтому мы начинаем с замера
Секундомер — не метафора: менеджер делает операцию десять раз подряд, а рядом лежит таблица, куда записывается время каждой попытки. Так появляется цифра «до», и о ней перестают спорить.
Эта цифра нужна ещё по одной причине
Гарантия на странице услуги звучит так: до старта замеряем, сколько времени процесс занимает сейчас, после запуска сравниваем; если сокращение меньше согласованного — доводим без доплаты. Слово «согласованного» здесь главное. Мы не обещаем «минус 70 %», мы договариваемся о цели до старта и потом проверяем её тем же секундомером.
Три признака процесса, который берём первым
Признаков три, и процесс должен проходить по всем.
Первый — повторяемость
Операция происходит каждый рабочий день и почти одинаково: заявка с сайта, запись клиента, отправка счёта, напоминание о встрече. Если что-то случается раз в месяц, автоматизировать его дороже, чем делать руками.
Второй — понятный вход и выход
Есть событие, с которого всё начинается (пришла форма, оплачен заказ), и результат, по которому видно, что процесс закончен (карточка в CRM, сообщение менеджеру, письмо клиенту). Если вход размыт («ну, когда клиент созреет»), робот не поймёт, когда стартовать.
Третий — правила помещаются на одну страницу
Попросите сотрудника описать, что он делает, шаг за шагом. Если в описании больше двух «по ситуации», процесс сначала нужно договорить между людьми, а уже потом отдавать машине. Автоматизация фиксирует правила; если правил нет, она зафиксирует хаос.
Как замерить процесс самому за один день
Возьмите одну операцию — например, «перенести заявку с сайта в CRM и написать клиенту первое сообщение». Засеките десять таких операций подряд у того, кто реально их делает. Не берите лучший результат, берите среднее: с отвлечениями, уточнениями, поиском номера телефона.
Таблица замера простая, четыре колонки
Операция, кто делает, минут на одну, сколько раз в день. Заполняется за один рабочий день без специальных программ.
Дальше умножьте
На странице услуги мы приводим пример расчёта: 3 сотрудника × 2 часа рутины × 22 рабочих дня = 132 часа в месяц; при ставке 1 000 ₽ в час это 132 000 ₽. Это иллюстрация арифметики, а не обещание. Ваши цифры будут другими, и именно поэтому мы замеряем ваш процесс, а не средний по рынку.
Отдельной строкой запишите потери, которые секундомер не видит
Заявки без ответа до вечера и клиентов, ушедших за это время к конкуренту. Их посчитать сложнее, но они обычно и есть главный аргумент.
Схема «заявка → CRM → уведомление менеджеру»
Чаще всего первым процессом становится обработка входящей заявки, и схема у неё одна на большинство бизнесов.
Клиент оставляет форму на сайте или пишет в мессенджер. Робот создаёт карточку в CRM, подтягивает источник (реклама, поиск, рекомендация), проверяет, нет ли такого клиента в базе. Затем отправляет клиенту первое сообщение — подтверждение, что заявку получили, и один уточняющий вопрос. Менеджеру уходит уведомление в Telegram со ссылкой на карточку и сводкой: кто, откуда, что просил.
Менеджер открывает готовую карточку, а не ищет заявку в трёх окнах; клиент получает первый ответ за минуту, а не когда менеджер освободится.
Порядок подключения CRM, сайта и мессенджеров и типичные места, где заявки теряются между ними, я описывал в статье про интеграцию CRM с сайтом и мессенджерами.
Что входит в пакет LITE за 80 000 ₽
Пакет LITE — это один процесс за неделю
Внутри: автоматизация выбранного процесса, бот в Telegram или WhatsApp как точка входа или канал уведомлений, базовая интеграция с вашей CRM и инструкция, по которой команда сама правит тексты и условия.
Перед разработкой рисуем карту автоматизации
Какое событие запускает процесс, какие шаги он проходит, куда падает результат и где стоит человек. Клиент утверждает карту, потом начинается настройка.
Что в пакет за 80 000 ₽ не входит
Второй и третий процесс, связки с несколькими системами сразу и месяц поддержки — это пакет BASE за 150 000 ₽ на три процесса. Если процессов десяток и они завязаны на 1С, складскую программу и несколько отделов, это уже проект от 600 000 ₽: с исследованием, менеджером проекта и картой всех процессов, а не одного. Так устроен наш формат больших проектов.
Пример из практики: лоты для ТехМаркета
Хороший пример процесса с понятным входом и выходом — парсер-агрегатор для ТехМаркета, маркетплейса спецтехники. Задача звучала просто: лоты с внешних лизинговых площадок должны появляться в каталоге ТехМаркета сами, без ручного переноса.
Вход — новый лот на площадке, выход — карточка в каталоге
Сейчас парсер держит в каталоге 5 630+ лотов и обновляет их каждые 30 минут. Метрика здесь — не минуты сотрудника, а время между появлением лота у источника и его появлением в каталоге. Это тоже замер «до / после», просто в других единицах.
Этот проект крупнее пакета LITE, но принцип тот же
Одно событие на входе, один результат на выходе, правила описаны заранее.
Как через месяц понять, что сработало
Через месяц после запуска повторяем замер тем же способом
Те же десять операций, тот же человек, та же таблица. Сравниваем с цифрой «до» и с согласованной целью.
Смотрим три показателя
Минуты на операцию — основное. Время до первого ответа клиенту — было «когда освободится», стало «минута». Число заявок, потерянных по пути, — по CRM видно, сколько карточек создано и сколько из них остались без ответа.
Если сокращение меньше согласованного, доводим без доплаты
Разбираем логи, находим шаг, где робот ждёт человека или спотыкается на исключении, и правим. Если цель достигнута, следующий процесс выбираем по тем же трём признакам.
Когда автоматизация не нужна и когда звать студию
Автоматизация не нужна, если процесс занимает у одного человека десять минут в день и не меняется годами — расходы на настройку не отобьются. Не нужна, если процесс переписывают каждую неделю: сначала стабилизируйте правила. И не нужна, пока заявки живут в личных переписках менеджеров без CRM: роботу некуда складывать результат.
Многое реально сделать самому: замер по таблице выше, карту процесса на листе, простые напоминания в мессенджере. Как собрать связку сайт → CRM своими руками, я описывал в статье про автоматизацию бизнеса с ИИ.
Звать студию имеет смысл, когда процесс проходит по трём признакам, замер сделан, а руки до настройки не доходят третий месяц. Это и есть пакет LITE за 80 000 ₽: один процесс, неделя, замер «до» и «после». Если не уверены, с чего начать, пройдите бесплатную диагностику.
Частые вопросы
Что спрашивают до заказа — с ответами, которые мы даём на брифе.
Что такое автоматизация бизнес-процессов простыми словами?
Это когда повторяющуюся операцию — перенос заявки в CRM, ответ на типовой вопрос, напоминание клиенту — делает программа по заранее описанным правилам, а человек подключается только к исключениям. Программа не думает за вас, она выполняет то, что вы договорились считать правильным.
С какого процесса начать автоматизацию?
С того, который проходит по трём признакам: повторяется каждый день, имеет понятные вход и выход и описывается на одной странице. Чаще всего это обработка входящих заявок. Перед стартом замерьте, сколько минут процесс занимает сейчас.
Сколько стоит автоматизация бизнес-процессов?
Один процесс в пакете LITE — 80 000 ₽ за неделю, три процесса в пакете BASE — 150 000 ₽. Если процессов много и они связаны с 1С и несколькими отделами, это проект от 600 000 ₽ с исследованием и менеджером проекта.
Нужно ли менять CRM, чтобы автоматизировать процессы?
Нет. Работаем с той CRM, мессенджерами и таблицами, что у вас уже есть, и добавляем слой автоматизации поверх. Менять систему стоит только если её нет вовсе или заявки живут в личных чатах менеджеров.
Как это выглядит на практике
Похожая задача? План и расчёт за 24 часа
Расскажите, что нужно сделать. Подскажем, хватит ли пакета с фиксированной ценой или это проект от 600 000 ₽, и вернёмся с планом.