Сотни магазинов шлют заказы в мессенджеры, а оптовик переписывает их вручную: бот заказов

Как заказ проходит сейчас

Заказ приходит в переписку текстом, фотографией прайса или голосовым сообщением. Менеджер открывает 1С, вручную переносит позиции, уточняет количество, сверяет остатки и отправляет счёт. Потом выясняется, что магазин ошибся в одной строке, и весь процесс начинается заново.

Такие ошибки обходятся дорого. Заказ уходит не тем количеством, склад отгружает не ту позицию, и клиент приходит с претензией. Менеджеры тратят на переписку часы, которые могли бы уйти на переговоры с крупными сетями. Пока заказов немного, это терпимо. Когда магазинов сотни, процесс ломается. Ошибки в строках заказа к тому же видны не сразу: их находят на складе или при оплате, когда исправить уже сложнее.

Важно и то, что ручной ввод не масштабируется. Добавить второго менеджера можно, но он будет переписывать те же строки и ошибаться в тех же местах.

Что собирает бот

Бот для опта проходит по тем же шагам, что и менеджер, только без очереди и без ошибок переписывания:

- Показывает каталог или прайс с актуальными позициями и ценами. - Спрашивает количество по каждой позиции и подсказывает кратность упаковки. - Собирает адрес доставки и реквизиты для счёта. - Формирует заказ и счёт и отправляет его клиенту. - Передаёт заказ в 1С, CRM или таблицу, которую смотрит склад.

Если магазин пишет вопрос вне каталога, например о специальной партии или отсрочке, бот передаёт его менеджеру с готовой карточкой заказа. Менеджер видит, что уже выбрано, и не переспрашивает клиента.

Почему Telegram и почему не приложение

Для оптовика важно, чтобы клиент не устанавливал ещё одно приложение. Магазины уже общаются в Telegram, поэтому бот живёт там же. Каталог с корзиной и оплатой делается как витрина внутри Telegram, без приложения в сторах, которое нужно проходить через модерацию и обновлять.

Возьмите кейс ТехМаркета, маркетплейса спецтехники. Там каталог с поиском, фильтрами и личным кабинетом работает внутри Telegram, а бот присылает уведомления о новых лотах. Бот обслуживает 15 000+ пользователей, и это показывает, что мессенджер выдерживает поток клиентов.

Бот на кнопках или каталог с оплатой

Для небольшого опта хватит бота, который собирает заказ по шагам. Он проще и быстрее запускается, но не показывает большой ассортимент и не принимает оплату внутри себя. Такой вариант подходит, если позиций немного, а заказ понятен без картинок.

Каталог с оплатой (Mini App) нужен, когда есть витрина с сотнями позиций, корзина и оплата, личный кабинет клиента и выгрузка заказов. В кейсе ТехМаркета каталог собирает 8 300+ лотов со всех площадок, и вести такой объём переписками невозможно. Бот для опта в этом случае работает как входная точка: показывает каталог и помогает выбрать позиции, а покупку завершает в витрине.

Связка с 1С и CRM

Заказ, который не попал в учётную систему, всё равно требует ручной работы. Поэтому интеграция важнее красивого меню. Бот передаёт заказ в 1С или CRM сразу после подтверждения, а остатки и цены берёт из системы.

Если 1С подключается сложно, можно начать с выгрузки в таблицу, которую смотрит склад. Это не идеально, но работает уже в первую неделю. Связка с 1С входит в ИИ-агента: он ведёт процесс, а спорные заказы отдаёт менеджеру. Агент на один процесс стоит от 150 000 ₽, от 3 недель, точную цену и состав фиксируем в договоре. Перед выбором спросите подрядчика, как устроена выгрузка в 1С: через обмен файлами, через API или через таблицу. От этого зависит, сколько займёт запуск и сколько работы будет после него.

Что написать в техническом задании

Чтобы подрядчик назвал цену и срок за один созвон, принесите ответы на вопросы из чек-листа:

- Зачем бот: какую цифру двигаем, число заказов или долю ручной работы. - Откуда клиенты: рассылка, сайт, QR в точке продаж. - Двадцать частых вопросов с ответами, например про минимальную партию и отсрочку. - Куда передавать заказ: 1С, CRM или таблица. - Чего бот не делает: цены не из прайса, скидки, отсрочки без согласования. - Доступы на вас: аккаунт бота, сервер, код.

Последний пункт важен для опта: доступы должны быть оформлены на компанию, иначе при смене подрядчика вы потеряете бота вместе с историей заказов. Отдельным пунктом впишите, кто отвечает за обновление прайса в боте и сколько времени занимает правка.

Границы и когда звать студию

Если заказов в месяц немного и они похожи, бот на кнопках с выгрузкой в таблицу можно собрать самому по гайду. Здесь важно не обещать клиентам цен и отсрочек, которых нет в прайсе, и передавать спорные заказы менеджеру.

Если заказы идут потоком и нужны каталог, оплата и связка с 1С, лучше обратиться к подрядчику. Каталог с оплатой в Telegram делаем от 250 000 ₽, от 3 до 4 недель, точную цену и состав фиксируем в договоре. Подробности на странице услуги.

Цены по рынку и чек-лист собраны в бесплатном гайде «Чат-бот для бизнеса» в нашем боте.