Подписки на сервисы для бизнеса: что заменить своим ботом или системой, а что оставить

Подписки на сервисы для бизнеса: почему их становится больше

Каждый сервис когда-то покупали под конкретную задачу, и покупали его разные люди, так что маркетолог подключил рассылки, администратор онлайн-запись, руководитель продаж CRM. Через пару лет оплата идёт с трёх карт, и полного списка нет ни у кого.

Как составить список подписок за вечер

Понадобятся выписка по расчётному счёту и корпоративным картам за последние 12 месяцев и поиск по почте по словам «счёт», «продление», «подписка», «тариф». Каждый повторяющийся платёж становится строкой таблицы с пятью колонками.

После такого вечера у вас на руках сумма за год и три группы строк, о которых дальше: оставить, заменить, отключить.

Сколько стоит подписка на сайт, CRM и конструктор ботов

Цены публичные, на дату публикации; у сервисов бывают акции и скидки за год, поэтому сверяйте цифры с их сайтами.

Подписка на сайт обычно самая скромная строка, и заменять её разработкой смысла мало; заметнее дорожают строки, которые считаются за людей и подписчиков.

Что заменяется разовой разработкой: бот, запись, простая CRM

Заменять имеет смысл строки, где вы платите за много функций и пользуетесь двумя, и где цена растёт вместе с базой.

Например, в платформе такси «Везучая Трёшка» вместо карт 2GIS работает своя карта на OpenStreetMap; как проходил переезд, рассказано в статье Как заменить 2GIS на OpenStreetMap.

Что оставить на подписке: бухгалтерия, ЭДО, телефония

Есть строки, где подписка выгоднее любой разработки, потому что вы платите за работу, которую сервис делает постоянно и сразу для всех своих клиентов.

Во всех этих случаях разработка нужна только на стыке, чтобы бот, сайт или CRM забирали данные из сервиса без ручного переноса.

Экономия на подписках: как посчитать на примере

Это пример с условными цифрами, подставьте свои. Допустим, отдел продаж платит за конструктор ботов 3 000 ₽ в месяц, за виджет чата 2 000 ₽ и за сервис рассылок 2 500 ₽, всего 7 500 ₽ в месяц.

За три года подписки обойдутся в 270 000 ₽ без учёта роста базы, а замена стоит так: бот с меню, ответами на частые вопросы и приёмом заявок 50 000 ₽, сервер условно 1 000 ₽ в месяц (36 000 ₽ за три года), доработки вроде рассылки и виджета 30 000 ₽ в год (90 000 ₽). Итого 176 000 ₽.

Разница в примере составляет 94 000 ₽ за три года и держится на допущении, что бот закрывает все три функции. Если он закрывает одну из трёх, выгоды почти нет и подписки разумнее оставить; если разница меньше стоимости года подписки, её съедят риск и время на запуск.

Своя CRM или подписка на российскую CRM

Своя CRM на месте подписки окупается реже, чем кажется, потому что у Битрикс24 тариф на 50 человек стоит 5 590 ₽ в месяц при оплате за год. Самописная CRM имеет смысл, когда главная сущность бизнеса не сделка (заказ, водитель, пациент, лот) и вокруг готовой CRM живут таблицы с ручным переносом.

Расчёт на три года для Битрикс24 и amoCRM и признаки того, что вы упёрлись в платформу, собраны в статье Самописная CRM или Битрикс24. Строку CRM в своей таблице оценивайте вместе с внедрением и доработками: лицензия в ней обычно меньшая часть.

Когда звать студию: бот за 50 000 ₽ и автоматизация за 80 000 ₽

Отключить лишние подписки и перевести помесячную оплату на годовую там, где сервис даёт скидку, вы сделаете сами. Подрядчик нужен, когда строка заменяется разработкой и у замены должен быть ответственный.

Своя система вместо нескольких подписок сразу, с исследованием процессов, интервью с сотрудниками и менеджером проекта, это большой проект от 600 000 ₽.